UNS — UPT Kearsipan Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta telah mengambil langkah awal menghadapi pengawasan kearsipan eksternal tahun 2022. Acara yang dilaksanakan pada Hari Selasa (22/9/2021) ini diikuti oleh 82 peserta dari arsiparis, pengolah arsip, sub koordinator non akademik fakultas, biro, direktorat dan Lembaga di lingkungan UNS.

Saat membuka acara, Wakil Rektor Umum dan Sumber Daya Manusia UNS, Prof. Dr. Bandi, M.Si., Ak mengatakan bahwa arsip sangat penting, UNS akan menjadi contoh pengawasan eksternal tahun 2022 sehingga perlu mengundang Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Dalam acara yang digelar secara daring melalui link zoom dan youtube streaming tersebut, menghadirkan Irvan Azhari Solong dari Pusat Akreditasi Kearsipan Pusat ANRI sebagai narasumber webinar Penyusunan Database Pengawasan Kearsipan. “Kami mengundang Pak Solong hadir untuk sharing pengalaman supaya pengawasan eksternal dari ANRI baik dan Bapak/Ibu pengelola arsip juga arsiparis dapat mengikuti dengan baik,” terang Prof. Bandi.

Dalam materinya mengenai Penyusunan Database Pengawasan Kearsipan, Irvan Azhari Solong menyampaikan bahwa sasaran pengawasan kearsipan internal UNS adalah unit pengolah dan unit kearsipan. Sedang sasaran pengawasan kearsipan eksternal adalah Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

“Sebelum berangkat tentang pengawasan dan database harus dipahami peran, tugas, fungsi sebenarnya arsip seperti apa yang didorong melalui pengawasan. Indonesia terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis,” terang Solong.

Arsip statis tugas dan tanggung jawab Lembaga kearsipan di lingkungan perguruan tinggi, dan UNS juga sudah membentuk UPT Kearsipan. Irvan sebagai Arsiparis Ahli Muda di ANRI menjelaskan tanggung jawab, ruang lingkup pengelolaan arsip statis oleh UPT Kearsipan UNS yaitu melakukan akuisisi, pengolahan arsip, preservasi, akses dan layanan serta berperan sebagai unit kearsipan I artinya Lembaga UPT Kearsipan UNS mengelola arsip inaktif sekurang-kurangnya 10 tahun berdasarkan jadwal retensi arsip. Pengelolaan arsip dinamis tanggung jawab pencipta arsip yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Unit pengolah untuk arsip aktif dan unit kearsipan untuk arsip inaktif.

Pengawasan kearsipan dilakukan pra dan pasca pengawasan. Database pasca pengawasan kearsipan eksternal menjadi masukan ANRI sebagai Lembaga pembina kearsipan nasional, sedangkan pasca pengawasan internal menjadi masukan unit/Lembaga kearsipan di perguruan tinggi untuk melakukan pembinaan kearsipan agar lebih baik.

“Lembaga Kearsipan, Unit Kearsipan dan Unit Pengolah adalah sasaran dari pengawasan internal dan eksternal. Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 tahun 2019 tentang pengawasan kearsipan, berlaku ketentuan bahwa indeks kinerja penyelenggaraan kearsipan, sebagai indeks reformasi birokrasi diperoleh dari hasil pengawasan kearsipan eksternal sebesar 60% dan pengawasan internal sebesar 40%. Oleh karena itu penting dilakukan UNS untuk melakukan pengawasan kearsipan internal sebagai persiapan pengawasan kearsipan eksternal di tahun 2022,” ujarnya.

Sementara itu, Kepala UPT Kearsipan Yani Maryudiasti, S.Sos menambahkan, upaya dini yang dilakukan UPT Kearsipan UNS dalam menghadapi pengawasan eksternal tahun 2022 perlu didukung semua unit pencipta arsip di UNS agar pengawasan kearsipan internal dan eksternal berjalan lancar. ”UPT Kearsipan UNS selaku pembina kearsipan di UNS setelah acara webinar masih ada 2 agenda besar yang akan dilakukan yaitu akan mengadakan akuisisi arsip Covid-19 dan melakukan pengawasan internal di UNS di 47 unit kerja agar kearsipan bisa berjalan sesuai peraturannya” kata Yani. Humas UNS