UNS — Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta mengadakan webinar kearsipan dengan tajuk pengelolaan arsip foto. Kegiatan tersebut berlangsung secara daring melalui aplikasi Zoom Meeting dan siaran langsung kanal YouTube pada Rabu (5/8/2020). UPT Kearsipan UNS menghadirkan Arsiparis Madya dari Arsip Nasional Republik Indonesia yakni Dharwis W.U. Yacob, M.Si. Turut hadir pula Kepala UPT Kearsipan UNS, Yani Maryudiasti, S.Sos. yang sekaligus memberikan sambutan dalam webinar tersebut.
Dalam sambutannya, Yani Maryudiasti, S.Sos. menjelaskan mengenai bentuk arsip lain yang jarang diketahui yakni berupa arsip foto.
“Kebanyakan masyarakat lebih mengenal arsip dalam bentuk tekstual atau kertas, kenyataannya ada bentuk lain dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan yaitu arsip foto. Sekumpulan foto yang meliputi yang informasinya visualisasi kegiatan sesaat yang diperoleh melalui fotografi dan perhitungan dengan arsip tekstual. Arsip foto yang memiliki nilai sejarah perlu dilestarikan, mari kita belajar mengolah arsip foto menjadi suatu informasi yang dibutuhkan,” jelasnya saat memberikan sambutan.
Dalam materi yang disampaikan oleh Dharwis, Ia menyampaikan mengenai pengelolaan arsip foto baik arsip dinamis maupun arsip statis.
“Arsip dinamis ini adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu yang meliputi arsip vital, aktif, dan inaktif. Kemudian arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan memiliki keterangan permanen yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI maupun lembaga kearsipan,” paparnya.
Dalam pengelolaan arsip statis terdapat dasar hukum yang membawahinya yaitu Peraturan Kepala ANRI Nomor 27 tahun 2011. Berdasarkan peraturan tersebut, pengelolaan arsip statis merupakan pembuatan sarana bantu penemuan kembali arsip berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. Dharwis juga menyampaikan bahwa dalam pengelolaan arsip statis terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan.
“Prinsip yang pertama yaitu prinsip asal-usul, yakni menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip. Tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain. Lalu, prinsip aturan asli yakni menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan peraturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip yang dimaksudkan untuk menjaga keutuhan dan realibilitas arsip,” terangnya kembali.
Penyusunan daftar arsip statis dimulai dari kegiatan identifikasi informasi arsip statis yang akan diolah dan dibuat sarana bantu penemuannya. Identifikasi informasi arsip statis dilakukan untuk mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan pencipta arsip, sistem penataan, jenis arsip, kurun waktu, jumlah atau volume dan kondisi fisik. Dharwis juga menjabarkan mengenai identifikasi arsip foto UNS yang pernah dilakukan.
“Arsip foto UNS dalam kurun waktu 1995-2005 diserahkan oleh Rektor UNS, Prof. Jamal Wiwoho kepada Kepala UPT Kearsipan UNS, Ibu Handayani. Ketika diserahkan, arsip yang berjumlah 4.349 lembar foto tersebut belum dilakukan penataan. Informasi dari arsip tersebut berupa foto kegiatan Rektor Haris Mudjiman,” jelasnya.
Dalam penyusunan rencana teknis daftar arsip foto juga terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan satu persatu. Tahapan tersebut meliputi identifikasi, perencanaan arsip, penelusuran sumber dan referensi, rekonstruksi, deksripsi, manuver data, skema pengaturan definitif, penomoran, hingga dokumentasi inventaris.
“Saat mengolah arsip, kita harus sabar, tekun, teliti, dan tidak usah terburu-buru,” pesannya sekaligus mengakhiri sesi pemaparan materi. Humas UNS
Reporter: Bayu Aji Prasetya
Editor: Dwi Hastuti
